GTC HP | 15 November, 2023

5 LAYANAN MANAJEMEN DOKUMEN TERATAS

Layanan manajemen dokumen adalah perangkat lunak penting untuk segala bentuk dan ukuran bisnis. Sistem manajemen dokumen digital memungkinkan Anda menyimpan dan mendigitalkan dokumen bisnis, serta mengatur dan menandainya. Selain itu, ini membantu menjaga semuanya tetap aman dari peretas dan penjahat dunia maya.

Ada banyak layanan manajemen dokumen berbeda yang tersedia saat ini. Pada artikel ini, kami akan memberikan sekilas 5 opsi teratas dan informasi lebih lanjut tentang mengapa Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan salah satu layanan ini.

MANAJEMEN DOKUMEN CLOUD VS PENYIMPANAN CLOUD

Ada banyak pilihan perangkat lunak manajemen dokumen di pasaran. 5 opsi ini menawarkan perpaduan terkuat antara fitur yang wajib dimiliki dan harga terjangkau.

PERANGKAT LUNAK MANAJEMEN DOKUMEN TERBAIK

Ada banyak pilihan perangkat lunak manajemen dokumen di pasaran. 5 opsi ini menawarkan perpaduan terkuat antara fitur yang wajib dimiliki dan harga terjangkau.

M-File

M-Files adalah sistem manajemen dokumen efisien yang bertujuan untuk meningkatkan alur kerja dan berfokus pada keamanan data. Sistem itu sendiri pada awalnya dirancang untuk bekerja secara langsung dengan Internet Explorer, namun bekerja secara langsung di sebagian besar browser web. Ini menjadikannya salah satu solusi penyimpanan dokumen paling ramah pengguna yang tersedia.

Berkat dasbornya yang sangat intuitif, M-Files memungkinkan Anda menyortir file berdasarkan tag. Anda dapat menandai dokumen berdasarkan klien yang terkait dengan dokumen tersebut, tanggal pembuatan dokumen, dan bahkan status dokumen.

Perangkat lunak ini juga akan memberitahu Anda jika ada dokumen dengan teks duplikat, sehingga memudahkan untuk menghapus file yang berlebihan. Ada juga beberapa integrasi utama, termasuk Microsoft Office 365, Salesforce, dan Google Workspace.

Biaya:M-Files tidak mencantumkan informasi harganya. Anda harus menghubungi perusahaan untuk menerima penawaran khusus berdasarkan perkiraan penggunaan.

Templat

Templafy diluncurkan pada tahun 2014 dan merupakan salah satu sistem manajemen dokumen terbaru di pasar. Ini berfokus pada perusahaan tingkat perusahaan dan mencakup fitur untuk membantu menyederhanakan proses manajemen file Anda.

Templafy menggunakan perangkat lunak intelijen, yang memungkinkannya secara otomatis menampilkan konten yang relevan dengan peran anggota tim. Misalnya, ia akan menyajikan dokumen keuangan ke tim akuntansi, dan templat penjualan ke tim penjualan. Ini juga memungkinkan Anda membuat dokumen langsung di program, menghilangkan kebutuhan untuk terus-menerus membuat dan mengunggah dokumen baru melalui perangkat lunak lain.

Templafy memiliki berbagai integrasi termasuk Salesforce, Microsoft Office 365, dan Google Workspace. Ia juga menawarkan aplikasi seluler hebat yang memungkinkan Anda mengakses dokumen Anda dari mana saja.

Biaya: Templafy memberikan harga khusus untuk setiap perusahaan. Anda perlu berbicara dengan tim penjualan mereka untuk mendapatkan penawaran khusus

Pelacak kertas

PaperTracer adalah solusi manajemen dokumen yang berfokus pada usaha kecil hingga menengah. Meskipun memiliki fitur kolaborasi terbatas, ia menawarkan serangkaian fungsi termasuk manajemen aset, manajemen klinik dan kepatuhan HIPAA, orientasi karyawan, dan manajemen kontrak.

PaperTracer juga memungkinkan Anda mengambil data, bukan hanya dokumen. Ini menjadikannya pilihan terbaik bagi perusahaan yang bekerja dengan berbagai jenis file selain dokumen tradisional dan PDF.

Biaya: PaperTracer menawarkan titik harga berbeda untuk opsi Kecil, Menengah, dan Perusahaan. Anda perlu menghubungi tim penjualan untuk perkiraan harga setiap opsi.

Rubex oleh Efilecabinet

Didirikan pada tahun 2001, eFileCabinet adalah salah satu merek tertua dalam manajemen dokumen berbasis cloud. Perusahaan meluncurkan Rubex pada tahun 2019 dengan mempertimbangkan pekerjaan jarak jauh. Faktanya, ini memungkinkan karyawan jarak jauh untuk masuk dari perangkat apa pun dengan akses internet sambil menikmati tingkat fungsi pencarian dan pengambilan dokumen yang sama seperti komputer kantor.

Rubex memang memiliki kapasitas penyimpanan yang lebih terbatas dibandingkan kompetitornya, kecuali Anda mengupgrade ke paket Unlimited. Ini terintegrasi dengan Microsoft Office 365, Salesforce, dan DocuSign, yang memungkinkan Anda membuat tanda tangan elektronik tanpa batas. Ia juga memiliki integrasi API terbuka, yang memungkinkan Anda mengintegrasikan alat Anda sendiri ke dalam Rubex.

Biaya: Rubex menawarkan opsi harga standar dalam tiga tingkatannya

• Keuntungan: $55 per pengguna, per bulan (minimal tiga pengguna)
• Bisnis: $99 per pengguna, per bulan
• Tidak terbatas: $199 per pengguna, per bulan

Perangkat dokumen

DocuWare adalah pilihan terbaik untuk manajemen dokumen berbasis cloud, dan terintegrasi langsung dengan solusi penyimpanan cloud untuk menghadirkan ruang kerja digital yang komprehensif. Ini juga menonjol karena memungkinkan Anda mengedit dan membuat anotasi dokumen dalam platform. Selain itu, Anda dapat mengotomatiskan tugas-tugas tertentu untuk proses bisnis penting, seperti manajemen faktur, manajemen karyawan, serta upaya penjualan dan pemasaran.

DocuWare menggunakan proses yang disebut “alur kerja cloud”, yang memungkinkan Anda menambahkan layanan berdasarkan kebutuhan. Dengan begitu, Anda tidak perlu membayar untuk fitur yang tidak akan pernah Anda gunakan.

DocuWare juga memiliki aplikasi seluler yang luar biasa, dan terintegrasi langsung dengan alur kerja cloud tersebut. Hal ini membantu setiap bagian proses, termasuk membawa tanda tangan dan persetujuan dari berbagai stasiun kerja serta membuat dan mengirim faktur dalam platform.

Biaya: DocuWare meminta Anda menghubungi mereka untuk mendapatkan penawaran khusus berdasarkan layanan, jumlah penyimpanan, dan jumlah pengguna yang Anda butuhkan.

5 ALASAN MENGGUNAKAN JASA PENYIMPANAN DOKUMEN

Ada banyak alasan bagi sebuah perusahaan untuk menggunakan solusi manajemen dokumen untuk kebutuhan penyimpanan dokumennya. Menggunakan salah satu platform di atas menghemat waktu, menjaga keamanan dokumen Anda, dan membuat segalanya dapat diakses oleh tim Anda.

Penyimpanan dan kolaborasi

Mengakses dan berkolaborasi pada dokumen jauh lebih mudah saat Anda menggunakan sistem manajemen dokumen digital. Ini memungkinkan Anda mengakses file dari berbagai sumber dalam perangkat lunak manajemen dokumen. Selain itu, anggota tim dapat lebih mudah berbagi dokumen dengan fitur seperti digitalisasi dan anotasi dokumen. Hal ini juga membantu mengoptimalkan proses bisnis dan menciptakan alur kerja yang lebih baik, karena tim Anda dapat berkolaborasi langsung dalam dokumen.

Fungsi seluler

Sistem manajemen dokumen apa pun yang sepadan dengan waktu Anda akan memiliki antarmuka web sederhana yang bekerja dengan lancar di perangkat seluler. Hal ini memudahkan pengguna untuk berbagi kumpulan file berukuran besar dengan aman melalui perangkat seluler mereka melalui portal aman. Fungsionalitas seluler seperti ini tidak hanya nyaman; ini juga membantu jika Anda perlu berbagi atau mengedit dokumen saat Anda jauh dari meja kerja.

Kepatuhan dan keamanan

Mempertahankan kepatuhan terhadap jenis dokumen tertentu dapat menjadi tantangan. Ketidakpatuhan dapat mengakibatkan denda, pencabutan izin usaha atau medis, dan bahkan tanggung jawab pidana dalam beberapa kasus. Badan regulasi federal dan negara bagian seringkali mewajibkan pedoman ketat untuk alasan keamanan dan privasi.

Dengan sistem manajemen dokumen, Anda dapat mengurangi kemungkinan ketidakpatuhan dengan menyimpan semua dokumen Anda secara aman dan memeriksa kepatuhannya dengan mudah.

Persetujuan dan tanda tangan

Tidak mudah untuk mendapatkan dokumen yang disetujui dan ditandatangani oleh semua pihak yang terlibat. Untuk melakukannya dengan benar, Anda memerlukan tim hukum untuk meninjau dokumen dan Anda memerlukan kemampuan untuk menandatangani dokumen dari jarak jauh. Jika tidak, proses pencetakan dokumen menjadi berantakan, berpotensi dicetak ulang untuk direvisi, dan menunggu hingga dokumen terkirim.

Dengan perangkat lunak sistem manajemen dokumen, Anda dapat mempercepat dan menyederhanakan garis waktu tersebut. Anda juga dapat menerapkan kontrol versi untuk memastikan persetujuan dan tanda tangan terjadi pada dokumen yang tepat.

Integrasi dengan platform lain

Sistem pelacakan dokumen terbaik dapat dengan mudah diintegrasikan dengan solusi perangkat lunak lain, sehingga Anda dan tim dapat mengakses informasi yang Anda perlukan. Sebagai contoh, katakanlah perangkat lunak kontrol dokumen Anda terintegrasi dengan CRM Anda. Hal ini memungkinkan Anda mentransfer laporan dan data pelanggan, lalu membuat dokumen untuk melacak efektivitas upaya penjualan Anda – dalam solusi manajemen dokumen yang sama.

Banyak layanan manajemen dokumen menampilkan API terbuka sehingga Anda dapat mengintegrasikan perangkat lunak pilihan Anda.

RINGKASAN

Layanan manajemen dokumen penting bagi perusahaan dan semua jenis karyawan. Jika Anda mengelola berbagai jenis dokumen dan saat ini tidak memiliki cara untuk menanganinya dengan aman, sistem manajemen dokumen mungkin merupakan solusi yang tepat.

Untuk bisnis dengan banyak dokumen yang harus disaring dan berbagai departemen yang perlu mengaksesnya, Templafy adalah pilihan yang tepat sehingga Anda dapat secara otomatis mengambil dokumen yang relevan untuk karyawan tertentu. Untuk solusi sederhana yang cocok dengan organisasi Anda, Rubex dari eFileCabinet adalah layanan manajemen dokumen yang sangat baik untuk dipertimbangkan.