GTC HP | 13 November, 2023

Data Anda Sebagai Aset dan Cara Melindunginya

Ketika Anda memikirkan semua yang dimiliki bisnis Anda, apakah Anda memikirkan data Anda? Anda harus melakukannya, karena data Anda adalah salah satu jenis aset tidak berwujud yang Anda miliki, selain merek, hubungan, hak non-pendapatan, dan kekayaan intelektual.

Menurut studi Ocean Tomo tahun 2020 , pasar aset tak berwujud – termasuk merek dagang, paten, dan data kekayaan intelektual – tumbuh dari 68% menjadi 84% dari tahun 1995 hingga 2015. Jenis aset ini saat ini mencakup lebih dari 90% S&P 500 nilai pasar. Ini adalah angka yang luar biasa, dan ini merupakan alasan bagus untuk mempertimbangkan bagaimana perusahaan Anda melindungi dan menghargai aset tak berwujudnya, terutama data.

APA YANG DIMAKSUD DENGAN ASET DATA PERUSAHAAN ?

Aset data perusahaan, atau aset data perusahaan, adalah jenis aset tidak berwujud tertentu yang terdiri dari data. Data dikumpulkan atau dibeli dengan tujuan menghasilkan pendapatan bagi perusahaan, biasanya setelah diolah menjadi jenis informasi baru. Contoh umum termasuk dokumen, database, file, aplikasi, dan sistem.

Diane Gayeski, Ph.D., professor komunikasi strategis di Ithaca College, dan kepala Gayeski Analytics, sebuah konsultan komunikasi dan pembelajaran korporat, menjelaskan bahwa ada jenis data tertentu yang harus dipertimbangkan oleh bisnis sebagai aset, termasuk:

• Pengetahuan, teknik, dan proses karyawan yang terdokumentasi
• Daftar pelanggan
• Riset

Diane melanjutkan: “Pikirkan seperti ini: jika seseorang ingin membeli sebuah perusahaan, mereka dapat dengan mudah meniru ‘batu bata dan mortir’ perusahaan tersebut dan bahkan produknya, namun asetnya tidak berwujud (seperti pengetahuan, data, reputasi, budaya, merek, dll) hampir mustahil – atau setidaknya sangat mahal – untuk ditiru. Karena semakin banyak perusahaan yang merupakan perusahaan ‘berbasis pengetahuan’, aset-aset ini menjadi sangat penting.”

Bahkan dengan informasi ini, penelitian menunjukkan bahwa sebagian besar bisnis yang tidak berwujud, termasuk data, tidak dilaporkan dalam neraca. Standar akuntansi modern mengharuskan aset tak berwujud disesuaikan dengan transaksi yang kemudian membantu mendukung nilainya. Akibatnya, hingga 34% dari total nilai perusahaan publik di seluruh dunia mungkin memiliki nilai yang dirahasiakan, seperti aset tak berwujud ini.

DATA VS INFORMASI

Tantangan lainnya adalah data hanya mempunyai nilai jika Anda dapat mengubahnya menjadi sesuatu yang lain. Memperlakukan data sebagai aset memerlukan pembedahan antara data dan informasi.

Jurnal CPA menjelaskannya sebagai berikut:
“Konversi data menjadi informasi – data yang dikonversi ke format yang memfasilitasi kemampuan pengambil keputusan untuk membuat keputusan yang lebih efektif – yang mendorong nilai aset utama data dan memfasilitasi kemampuannya untuk menghasilkan peluang bisnis baru atau mengurangi penipuan, pemborosan, dan melecehkan.”

Dengan definisi ini, data mungkin tidak memiliki nilai apapun bagi seseorang kecuali mereka tahu apa yang harus dilakukan dengannya dan apakah data tersebut dapat diubah menjadi informasi. Inilah sebabnya kumpulan data yang sama untuk perusahaan A mungkin tidak memiliki nilai apapun bagi perusahaan B jika hanya perusahaan A yang mengetahui cara menggunakannya atau mengapa data tersebut dikumpulkan.

Nilai data

Sederhananya, data sering kali merupakan jalan maju bagi perusahaan dalam hal pertumbuhan atau evolusi. Roman Golod, CTO dan salah satu pendiri Accelario, menjelaskan nilai data.

“Di luar produk, data sebenarnya adalah permata mahkota UKM,” kata Roman. “Memanfaatkan data secara efektif memungkinkan UKM memperkuat hubungan pelanggan mereka, mengubah klien menjadi pelanggan yang puas, dan pada akhirnya meningkatkan laba.”

AKSESIBILITAS VS KEAMANAN

Data harus mudah diakses, dikelola, dan diinterpretasikan di tingkat perusahaan, karena data sering kali membuat produk terbaik menjadi lebih baik dan layanan berbasis data bermanfaat bagi konsumen. Namun, hal ini menciptakan tantangan bagi bisnis yang perlu menjaga keamanan data tersebut dari pelaku kejahatan.

Keamanan Anda harus mencakup lapisan izin dan perlindungan, bahkan untuk karyawan. Keseimbangannya rumit dan peraturannya terus berubah, namun usaha kecil tidak terkecuali dari praktik terbaik keamanan.

Keamanan adalah hal terpenting bagi bisnis dari semua ukuran

Roman menjelaskan, “Regulasi dan privasi berlaku untuk UKM serta organisasi besar, dan mereka perlu memperlakukan data mereka dengan cara yang sama untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan, menggunakan alat seperti masking on-the-fly untuk melindungi data mereka baik di lokasi maupun saat bergerak.”

“ Ransomware juga merupakan kekhawatiran utama,” lanjut Roman. “Anda perlu melindungi data Anda di semua tingkatan, termasuk lingkungan pengujian. Pada akhirnya, UKM harus mematuhi peraturan global dan sekaligus melindungi data mereka sendiri.”

MENGAPA INTEGRITAS DATA ITU PENTING

Ada aspek lain dari perlindungan data yang lebih dari sekadar mengkhawatirkan peretas. Melindungi kumpulan data dari bahaya akibat polusi atau penyertaan data yang “buruk” adalah sebuah kekhawatiran yang nyata. Jika data Anda tidak terlalu bagus, apakah ada gunanya? Yang lebih buruk lagi, apakah hal tersebut dapat membahayakan produk atau informasi yang Anda buat dengan hal tersebut?

Keandalan adalah kuncinya

Jurnal CPA menekankan bahwa keandalan sangat penting. Hal ini mendefinisikan keandalan sebagai ukuran yang “bersandar pada kesetiaan yang mewakili apa yang ingin diwakilinya, ditambah dengan jaminan bagi pengguna bahwa ia memiliki kualitas representasi tersebut.”

Data harus melewati proses kontrol dan regulasi agar tetap dapat diandalkan. Akibatnya, Anda mungkin perlu menunda penggunaan sistem baru, seperti sistem yang menggunakan AI atau pembelajaran mesin, hingga Anda memiliki kendali data total. Hal ini menciptakan ketegangan antara keinginan untuk mengejar kemajuan teknologi dan kebutuhan akan data yang andal, yang harus dinilai oleh pemilik bisnis secara berkelanjutan.

BAGAIMANA MELINDUNGI DATA ANDA

Sebagai UKM, langkah apa yang dapat Anda ambil untuk mempertimbangkan data sebagai aset perusahaan? Anda bisa memulai dengan memastikan data Anda aman, karena data yang aman memiliki nilai paling besar.

“Privasi dan keamanan adalah hal yang paling penting,” kata Roman. “Pertama, mereka perlu menghubungi profesional TI dan/atau pakar database yang dapat membantu mereka mengatasi tantangan tersebut. Selain itu, alat seperti penelusuran data sensitif (SDS) dapat memberikan pemahaman yang lebih baik tentang data sensitif yang diekspos. Pakar basis data dapat memberikan nilai tambah ketika membangun dan melaksanakan rencana untuk mengamankan data.”

Dapatkan bantuan di mana Anda membutuhkannya

Perusahaan kecil mungkin tidak memiliki sumber daya internal untuk menghadapi tantangan keamanan data baru, jadi mengetahui cara untuk menjangkaunya sangatlah penting. Seiring pertumbuhan perusahaan, ada kemungkinan untuk melakukan lebih banyak tugas perlindungan data secara internal, namun UKM tidak perlu menunggu sampai mereka mencapai sasaran skalabilitas untuk mulai memprioritaskan data mereka.

Bahkan jika Anda menggunakan bantuan profesional pihak ketiga untuk sementara, itu lebih baik daripada tidak melakukan apa pun. Faktanya, tergantung pada industri Anda, Anda mungkin diwajibkan secara hukum untuk bertindak sekarang.

Perbankan, asuransi, dan kesehatan hanyalah beberapa industri yang memiliki pedoman tentang cara mengelola, menyimpan, dan mengirimkan data sensitif. Grup perdagangan industri Anda dan vendor yang direkomendasikan dari asosiasi industri mungkin sudah memiliki pengetahuan untuk mengamankan data Anda sesuai dengan persyaratan kepatuhan industri spesifik Anda.

PENTINGNYA MANAJEMEN ASET STRATEGIS

Menilai, melindungi, dan menangani data dengan bijak tidak akan terjadi begitu saja. Hal ini harus dikembangkan sebagai strategi perusahaan dan dibagikan ke seluruh unit bisnis sebagai bagian dari budaya perusahaan. Setiap orang dalam rantai data harus mematuhi dan percaya pada strategi ini. Jadi, bagaimana Anda memulainya?

Mulailah dengan akuntansi

Metode akuntansi Anda harus mengenali aset data besar dalam registernya, serupa dengan yang Anda lakukan untuk aset fisik. Anda dapat membuat akuntabilitas untuk data ini ketika Anda memiliki inventarisasi semua aset data Anda. Jurnal CPA merekomendasikan pembuatan daftar semua aset data, termasuk lokasinya dan bagaimana setiap segmen data selaras dengan tujuan organisasi.

Bagaimana jika Anda menemukan data yang buruk?

Selama proses ini, Anda mungkin menemukan data yang tidak memiliki nilai bagi keseluruhan misi perusahaan. Tinjau data ini untuk mengetahui kegunaannya. Jika tidak ada nilainya, pertimbangkan untuk membuangnya.

Membuang data mungkin tidak masuk akal bagi sebagian pemilik bisnis. Namun, Anda perlu menyimpan dan melindungi data, yang berarti ada biaya untuk menyimpannya. Apakah data yang buruk, ketinggalan jaman, atau tidak berguna layak untuk dihargai? Evaluasi laba atas investasi dari menyimpan data sebelum membuangnya.

Keuntungan dari pengelolaan data yang baik

Saat Anda menerapkan dan memelihara praktik pengelolaan data yang baik, organisasi Anda mencapai beberapa tujuan.

Pertama, Anda memastikan keamanan data Anda. Data Anda mungkin mencakup informasi pelanggan, paten, dan perjanjian hubungan vendor, jadi Anda harus melindunginya dari kehilangan, korupsi, atau pencurian. Kedua, ketika Anda melindungi data tersebut, Anda membantu melindungi reputasi dan profitabilitas bisnis Anda.

Bagaimana menghindari pengelolaan data yang buruk

Seperti apa pengelolaan data yang buruk? Ini termasuk menyerahkan keputusan penanganan data hanya pada satu departemen di perusahaan Anda. Meskipun departemen TI tampaknya memiliki wewenang untuk membuat keputusan data ini, pimpinan perusahaan Anda perlu memberikan masukan tentang cara memproses dan menggunakan data tersebut untuk aktivitas seluruh perusahaan.

Jurnal CPA menyimpulkan bahwa “Mempertahankan gaya ‘silo’ dalam pengelolaan data menghasilkan ketidakefektifan, termasuk berbagai sumber data, toleransi terhadap kualitas data yang buruk, tidak adanya kepercayaan pada data sebagai sumber pengambilan keputusan, tidak adanya kolaborasi antar departemen dalam kualitas data dan penggunaan data, peran dan akuntabilitas yang tidak jelas dalam pengelolaan data, dan tata kelola data yang buruk secara keseluruhan.”

Jika ada waktu bagi para pemimpin untuk berkolaborasi, maka saat itulah saatnya berdiskusi dan mengelola data.

BISAKAH ANDA MEMPERCAYAI DATANYA?

Manajemen data membantu satu bagian penting lainnya dari perusahaan Anda: memastikan data berguna bagi pemangku kepentingan. Jika karyawan atau vendor Anda mencurigai data yang Anda simpan dan bagikan tidak berkualitas tinggi, mereka akan enggan menggunakannya. Tanpa data ini, mereka mungkin membuat keputusan yang buruk atau kehilangan peluang penting.

Keengganan untuk menggunakan data juga dapat menghambat perkembangan perusahaan Anda. Hal ini terutama berlaku bagi para pemimpin yang berpikiran maju dan bangga dengan program AI atau pembelajaran mesin atau yang menggunakan analisis mereka setiap hari untuk meningkatkan profitabilitas dan kemampuan teknologi.

Jika Anda ingin lebih percaya diri dalam upaya Anda, pertimbangkan untuk memasukkan strategi data manajemen aset formal ke dalam perencanaan perusahaan Anda. Anda mungkin sudah memiliki datanya, jadi mengapa tidak menggunakannya dengan benar?